Kursverwaltung Hundeschule
Kursverwaltung für die Hundeschule
Vorlagen, Serientermine, Wochenkalender, Anwesenheit und Warteliste für Gruppenkurse.
Vorlagen und einzelne Termine
Die Kursverwaltung einer Hundeschule beginnt bei der Vorlage: Name, ob je Hund oder je Kunde gebucht wird, ob ein Kontingent oder eine Rechnung möglich ist, und ob Online-Zahlung für diesen Kurs freigegeben ist. Neue Termine übernehmen Ort und Kategorie der Vorlage, solange der Termin sie nicht selbst setzt.
Am Termin stehen Zeit, Ort, Preis und die Zahl der Plätze. Die Schule kann eine Buchung auch selbst eintragen. Wie die Kundschaft bucht, beschreibt die Seite zur Online-Buchung.
Serien und die Wochenansicht
Eine Serie wiederholt einen Kurs wöchentlich oder alle zwei, drei oder vier Wochen, mit zwei bis 52 Terminen. Beim Anlegen prüft Traindogs Überschneidungen mit anderen Kursen und mit nicht stornierten Einzelterminen derselben Schule.
Im CRM liegen Gruppenkurse und Einzeltermine in einer Wochenansicht von Montag bis Sonntag. Trainer sehen dort ihre eigenen Einzeltermine.
Anwesenheit und Kontingent
Die Anwesenheit erfasst die Schule am Termin. Bei einer Karte wird eine Einheit erst dann abgezogen, nicht schon bei der Buchung. Ein Abo verändert den Zähler nicht. Eine Buchung auf Rechnung wird mit der Anwesenheit zum offenen Posten. Ist der Posten schon als berechnet markiert, lässt sich die Anwesenheit nicht zurücknehmen.
Storniert die Schule eine Buchung, wird sie als storniert geführt und gibt den Platz frei. Eine bereits berechnete oder online bezahlte Buchung lässt sich dort nicht entfernen. Eine als anwesend erfasste Buchung setzt die Schule zuerst in der Anwesenheitsliste zurück.
Warteliste bei vollem Kurs
Ist kein Platz mehr frei, schalten das Kundenportal und die öffentliche Kursseite von der Buchung auf die Warteliste um. Die Position ergibt sich aus der Reihenfolge. Rückt die Schule jemanden nach, entsteht eine normale Buchung, möglichst über ein passendes Kontingent, sonst auf Rechnung, und eine E-Mail mit Kalenderdatei geht hinaus.
Nach Kursende nimmt die öffentliche Seite keine Buchung mehr an. Im Portal bleiben bereits gebuchte vergangene Termine sichtbar. Den Überblick über die ganze Hundeschul-Software gibt die Übersichtsseite.
Häufige Fragen
Kann ich einen Kurs regelmäßig wiederholen?
Ja. Eine Serie läuft wöchentlich oder alle zwei, drei oder vier Wochen, mit zwei bis 52 Terminen. Überschneidungen mit anderen Kursen und mit Einzelterminen werden geprüft.
Wann wird eine Karte belastet?
Bei der Anwesenheit, nicht schon bei der Buchung. Bei einem Abo ändert sich der Zähler dabei nicht. Eine Buchung auf Rechnung wird mit der Anwesenheit zum offenen Posten.
Was passiert, wenn der Kurs voll ist?
Portal und öffentliche Seite schalten auf die Warteliste um. Rückt die Schule jemanden nach, entsteht eine normale Buchung und eine E-Mail mit Kalenderdatei.