Wie Traindogs entstanden ist: ein CRM aus dem Alltag einer Hundetrainerin

Wie es vorher aussah

Termine liefen über WhatsApp und landeten in Listen auf ihrem Handy oder Rechner. Die Kontingente der Kunden pflegte sie in einer Tabelle. Trainingsberichte gab es nur dann ausführlich, wenn sie sich selbst Notizen gemacht hatte, und die lagen an ganz verschiedenen Orten: in KI-Chats, in Notizbüchern, in Dateien. Einzelcoachings dokumentierte sie als PDF und schickte sie per WhatsApp.

Was ich gesucht habe

Ich habe lange recherchiert. Es gibt viel Software für Terminplanung, Abrechnung und Buchhaltung für Hundetrainer. Ein CRM, wie ich es aus meinem Berufsalltag im Vertrieb kenne, habe ich nicht gefunden. Dazu gehören die Historie und der Fortschritt jedes Kunden und Hundes, ein Überblick, wer welche Kontingente und Buchungen hat, und wer sich für welche Trainingsarten interessiert.

Wie eine Funktion die nächste ergeben hat

• Kundenportal: Wenn Kunden angelegt sind, sollten sie auch etwas davon sehen: ihre Hunde, die Trainingsberichte, ihre Kontingente, buchbare Termine und geteilte Dateien an einer zentralen Stelle statt als PDF per WhatsApp.
• Datenschutz und Double-Opt-In: Mit Kundendaten im System brauchten wir mindestens eine Einverständniserklärung. Daraus wurde das Double-Opt-In.
• Mailings und Rabattcodes: Wenn Kunden ohnehin zugestimmt haben, können wir sie über Aktionen und Events informieren. Daraus kamen auch Rabattcodes, etwa für Neukunden.
• Video-Call: Mit Kunden muss man sich auch per Video oder Telefon abstimmen, nicht jeder hat das gleiche Handy, und die kostenlosen Versionen anderer Dienste sind zeitlich begrenzt. Deshalb haben wir eine eigene Video-Call-Lösung eingebaut.
• Dashboard und Chancenradar: Wir wollten auf einen Blick sehen, wo es Verkaufschancen gibt und welche Kunden sich lange nicht gemeldet haben.

Trainingsberichte per Sprache

Meine Frau hat nach dem Training viel im Kopf, und es ist natürlicher, das einzusprechen, als zu tippen. Das macht sie regelmäßig nach Einzelcoachings und Gruppenstunden. Die Aufnahme wird in Text umgewandelt und in einem ersten Schritt nur auf Rechtschreibung und Grammatik geprüft. Inhaltlich ändert sich nichts, damit klare Formulierungen im internen Bericht auch klar bleiben.

Für Kunden gibt es optional einen eigenen Bericht. Er kann frei geschrieben oder von der KI aus dem internen Bericht umformuliert werden, sodass er freundlich und motivierend klingt statt anklagend. Die Trainerin kann den Text immer noch anpassen. Auch bei Mailings gibt es einen Button, mit dem die KI den Text verbessert.

KI mit Augenmaß und aus Europa

Die KI hat keinen Vollzugriff auf die Kundendaten. Sie wird nur an einzelnen Stellen eingesetzt, vor allem dort, wo Texte entstehen, und läuft über eine Schnittstelle. Anfangs haben wir große amerikanische Anbieter direkt genutzt. Heute läuft die Textverarbeitung über IONOS in deutschen Rechenzentren und die Sprachverarbeitung über Scaleway in Frankreich. Die Video-Call-Lösung kommt aus dem skandinavischen Raum. Mir war wichtig, so souverän wie möglich zu bleiben, nah an den Datenschutzanforderungen von Trainern und ihren Kunden und unter europäischem Recht.

Warum das wichtig ist

Traindogs ist nicht aus einer Produktstrategie entstanden, sondern aus dem echten Alltag einer Hundetrainerin. Deshalb gibt es dort die Funktionen, die man im Training wirklich braucht.